As planilhas ajudam seu negócio quando ele está no início, mas para garantir o crescimento no futuro, um sistema de gestão web é a ferramenta certa. Veja porque neste artigo. 

Como diz o ditado: dinheiro não aceita desaforo, então cuidar bem das finanças é primordial para o sucesso de qualquer empresa. Negócios de pequeno porte acabam abusando do uso de planilhas, que é muito eficiente para o início, porém, é importantíssimo definir um prazo limite para isso, ter em mente uma data ou período para informatizar a gestão com um software focado nesse tema. 

No texto abaixo abordaremos esse tema de forma sútil, demonstrando a importância de sistemas de gestão para esse grupo de empresas.

Veja abaixo os principais problemas encontrados na gestão por planilhas em pequenas empresas:

Falta de controle de alterações

As planilhas geralmente são gravadas em uma rede de computadores, e não possuem controle de login e senhas como sistemas. Por isso, fica muito difícil identificar os responsáveis pelas últimas alterações, principalmente ajustes em fórmulas de planilhas com muitos dados.

Essa falha pode provocar distorções de extração de dados e resultados incompatíveis com a realidade, sejam essas alterações propositais ou não. A ausência de um controle de alterações e inclusões abre espaço para discussões, falhas em planejamento e riscos de fraudes em dados.

Risco de perda de dados

Planilhas são mais vulneráveis a erros sistêmicos, pois muitos desses problemas podem ocorrer devido ao tamanho do arquivo desses controles, capacidade do computador utilizado, etc., sem contar, ainda, na lentidão para executar alguns processos.

Outros problemas na utilização de planilhas é a possibilidade de exclusão do arquivo, pois, por mais que se tenha feito o backup, as últimas alterações serão perdidas.

Mais um risco que podemos apontar na perda de dados é a possibilidade de substituição do arquivo, exclusão de linhas e até mesmo o risco de corromper o arquivo principal, tudo isso pode provocar perda de parte ou a totalidade do trabalho de meses.

Falta de segurança e confidencialidade

Em um mundo perfeito, a confiança nas pessoas é tudo, porém, na realidade, sabemos que é necessário prever problemas pois isso faz parte da boa gestão. Infelizmente, planilhas não te darão o controle de sigilo dos dados, porque a qualquer instante podem se fazer cópias de partes do arquivo ou até mesmo da planilha inteira,  isso, em vários cenários podem representar uma catástrofe comercial.

Com dados em uma planilha fica fácil compartilhar o arquivo total ou partes deles, podendo vazar informações financeiras importantes como registros de vendas, comissionamento, pagamento de salários e pró-labores. Em muitos casos, a empresa é responsável por tal confidencialidade, podendo responder financeiramente com pagamento de multas e rescisões.

Digamos que você esteja convencido de que a planilha não te serve mais, porque então investir em um Sistema de Gestão Web e não em um ERP local?

Embora muitos administradores considerem sistemas com base de dados local mais seguros e confiáveis do que sistemas em nuvem, é muito comum vermos parceiros comerciais enfrentando problemas com perda de dados provocados por acidentes nos servidores, danificação de Hard disk e roubos. É claro que se a empresa tiver um sistema de backup eficiente, isso tudo é minimizado, mas nem sempre esse recurso é eficiente a ponto de evitar quaisquer perdas.

Além dos problemas citamos acima, manter uma rotina de backup e segurança ativa e eficiente requer muito recurso financeiro e de RH, representando ao longo do ano gastos que excedem em muito o valor pago para um sistema Web.

Outro item a ser levado em consideração é a flexibilização de acessos e horário, pois manutenções preventivas tendem a ter que ser efetuadas em horário noturno ou aos finais de semana, o que novamente representará algum investimento extra e demanda de recursos humanos.

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Porque optar por um Sistema de Gestão Web para sua pequena empresa?

Melhore a acessibilidade de sua empresa

Um sistema financeiro online oferecerá a flexibilidade que sua empresa precisa, pois permitirá uma melhor integração entre todos os colaboradores de sua empresa, permitindo o acesso de qualquer lugar e qualquer hora.

Soluções de gestão web tendem a diminuir o impacto de uma estrutura engessada, a qual obriga a presença física dos seus profissionais, dessa forma, a informação estará sempre à disposição em um simples toque de celular até mesmo em salões de um aeroporto.

Outro ponto importantíssimo na melhoria da acessibilidade é a abertura de possibilidade de trabalhos Home Office, dessa forma a sua equipe não fica vinculada a um ambiente apenas, podendo ter parte ou toda a sua equipe trabalhando de casa.

A liberação de acesso de qualquer lugar, além de dar a flexibilidade que sua empresa precisa, também pode ser muito útil em casos de crises de segurança ou de saúde, como pandemias que já ocorreram no passado como a gripe espanhola, gripe suína ou até mesmo a Covid-19, garanta sua empresa na ativa com segurança e qualidade.

Reduza os gastos com sua infraestrutura

Sistemas em nuvem requerem menos gastos com compra de equipamentos potentes, por se tratar de um ambiente mais leve, que necessitam apenas de uma internet estável. Isso significa menos cabos de rede, menos servidores e sistemas de backup.

Empresas com sistemas implantados em seus servidores precisam atualizar o seu parque de informática de forma muito mais frequente. Tendo que efetuar atualizações em servidores, nos sistemas de backup, revisões da estrutura de rede, dentre outros gastos.

Tudo isso vai muito além dos gastos com terceiros, pois também há uma demanda muito alto com a sua equipe técnica, tendo que dispor de profissionais com conhecimento em todas essas rotinas, além, é claro, de profissionais para a análise da base de dados.

Mas e a segurança? Como fica?

Há um mito de que sistemas em nuvem não são seguros, talvez isso até ocorresse no passado, porém, a lógica agora se inverteu. Atualmente temos gigantes como a Microsoft e a Amazon oferecendo serviços de excelência nesse segmento, e tudo isso alinhado com regulações do Governo e o avanço da tecnologia fizeram desse setor um dos mais seguros do mercado.

É claro que não podemos ir no escuro e acreditar que somente pelo fato de existirem gigantes brigando por essa fatia do mercado basta para assinarmos qualquer contrato. Antes de optar por fechar uma parceria, é necessário analisar um contrato de confidencialidade, quais as medidas de segurança aplicada pelo portal escolhido, e, acima de tudo, o histórico do seu novo parceiro comercial.

O que levar em consideração na escolha do sistema web:

Uma vez que você esteja convencido de qual plataforma deve utilizar, agora é a hora de alinhar a expectativa de controles que pretende implementar com as soluções disponíveis no mercado. Veja abaixo alguns pontos a levar em consideração antes de escolher a ferramenta ideal:

Faça o levantamento de requisitos básicos

É muito comum vermos alguns gestores buscando uma solução para auxiliá-los na gestão, porém, sem definir exatamente o que precisa no nível mais básico. A definição dos requisitos básicos facilitarão os trabalhos da sua equipe de TI ou dos seus compradores na busca do sistema atual.

Este processo, além de definir o alvo de forma certeira, também servirá para nivelar os concorrentes, facilitando a análise tanto dos custos de contratação quanto de recursos obrigatórios e desejáveis.

Defina um orçamento anual para a parceria

Definir qual o valor desejado e qual o teto dos gastos anuais é parte essencial, pois dessa forma a equipe responsável por encontrar o parceiro poderá delimitar a abrangência da pesquisa do sistema, podendo interferir nos requisitos básicos do sistema.

Com a delimitação do orçamento anual, será possível reduzir a quantidade de fornecedores a serem pesquisados, diminuindo com isso o tempo da pesquisa consideravelmente.

Integre os setores de sua empresa

Outro ponto importante a ser levado em consideração na escolha de um sistema é a quantidade de problemas que ele solucionará. Muitas vezes o parceiro escolhido atenderá apenas um setor, como o de compras por exemplo, e acaba deixando outro sem assistência, fazendo com que a empresa termine com uma colcha de retalhos na mão.

Isso, além de custar mais caro, pois inclui gastos com integrações e duplicidade de processos, não integra a empresa e faz com que cada grupo de trabalho tenha seu controle isolado, não permitindo aos gestores definir uma regra global para a empresa.

No momento de procurar o seu parceiro dê preferência por soluções de gestão integradas, esse simples detalhe representará redução de custos e permitirá à sua empresa acompanhar o crescimento a longo prazo, com controle sobre todos os processos, e, também permitirá aos gestores definir regras e procedimentos globais, atendendo toda a empresa.

Para finalizar: escolha o parceiro certo! 

Ou seja, você viu que a escolha de um parceiro para oferecer soluções em sistema não é tão simples e o principal ponto é encontrar empresas confiáveis e sólidas. 

Utilize os erros e acertos de outras empresas: uma procura simples já apontará cases de sucessos nesse segmento. Aproveite que o acesso a informações atualmente está muito mais simples e fácil! 

Se ainda estiver com dúvidas, verifique os sistemas da OTK, temos certeza de que uma das soluções oferecidas facilitarão muito a sua decisão.

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